EinkaufimMittelstand
Wie gleichen Sie oder Ihr Team Auftragsbestätigungen ab?
Eine Masterthesis der WHU – Otto Beisheim School of Management zum Stand der Digitalisierung im mittelständischen Einkauf. Wir suchen Gesprächspartner aus der Praxis.
Über unsere Studie
Im Rahmen unserer Masterarbeit am Lehrstuhl für Logistikmanagement der WHU unter der Betreuung von Prof. Dr. Stefan Spinler untersuchen wir (Johann Wallrabe und Till Wöst), wie mittelständische Unternehmen in Deutschland ihren Einkauf organisieren, welche Rolle Digitalisierung und KI heute spielen, und wo konkreter Handlungsbedarf besteht. Die Studie kombiniert einen Branchenüberblick mit der Entwicklung eines Prototyps, der auf den Ergebnissen basiert. Unsere Gesprächspartner kommen aus über zehn verschiedenen Branchen – von Maschinenbau und Anlagenbau über Textiltechnik und Baustoffhandel bis hin zu Infrastruktur und Entsorgung.
Wir sprechen mit Geschäftsführern, Einkaufsleitern und Prozessverantwortlichen aus dem produzierenden Mittelstand. Uns interessiert kein Lehrbuch-Prozess, sondern wie es wirklich bei Ihnen läuft. Was funktioniert gut? Wo kostet es Zeit und Nerven? Haben Sie sich bereits Gedanken über Digitalisierung oder KI im Einkauf gemacht?
Im Gegenzug teilen wir unsere bisherigen Erkenntnisse aus über 40 Experteninterviews und geben einen Einblick in den Prototyp, der aus dieser Forschung entstanden ist. Alle Teilnehmer erhalten nach Abschluss der Studie die vollständigen Ergebnisse sowie bei Interesse Zugang zum Prototyp. Gerne kommen wir auch zu Ihnen und schauen uns den Prozess gemeinsam an.
40+
Experteninterviews geführt
10+
Branchen abgedeckt
Der typische Beschaffungsprozess im Mittelstand
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Bedarfsauslösung & Bestellung
Bedarf wird erkannt, Lieferant gewählt, Bestellung ausgelöst – per ERP, E-Mail oder interner Abstimmung.
- Bestellvorschläge aus dem ERP müssen fast immer manuell nachoptimiert werden – falsche Mengen, fehlende Bündelung über Lieferanten, Mindestbestellwerte nicht berücksichtigt.
- Fünf verschiedene Bedarfe beim gleichen Lieferanten werden als fünf einzelne Bestellungen ausgelöst – statt gebündelt in einer.
- Wiederbeschaffungszeiten im System veraltet: „Im System steht zehn Tage, in Wirklichkeit sind es sechs Wochen.“
Auftrags- bestätigung
Die AB kommt rein – per PDF, per handschriftlich korrigiertem Scan, oder manchmal nur als „Okay“ per E-Mail.
- Lieferanten bestätigen in anderen Einheiten als bestellt – Meter statt Stück, Verpackungseinheiten statt Einzelstück, Kilo statt Stück.
- Lieferanten drucken die Bestellung aus, schreiben handschriftlich etwas drauf, scannen sie ein und schicken sie zurück.
- Artikelbeschreibungen weichen ab: „Schraube verzinkt 10cm“ wird zu „10cm Schrauben verzinkt“.
- Die Lieferanten-Artikelnummer fehlt auf der AB, oder die interne Artikelnummer fehlt.
- Sonderrabatte stehen als Freitext im Kopffeld, tauchen in der AB als eigene Zeile auf.
Rechnungs- eingang & Prüfung
Rechnung geht ein, DMS extrahiert Daten. Dann der Drei-Wege-Abgleich: Rechnung, Bestellung, Lieferschein.
- Rechnungen kommen oft schneller als die AB überhaupt geprüft wurde.
- 95 % der Lieferscheine kommen noch als Papier und landen irgendwo in einem Ordner.
- Rechnungsprüfung bei Bauleitern und Projektverantwortlichen zeitverzögert.
- Medienbruch: Rechnung im DATEV, Bestellung im ERP, Lieferschein im Papierordner – drei Systeme, kein Abgleich.
Freigabe, Buchung & Zahlung
Buchhaltung bucht, Zahlung wird ausgelöst, Rechnung wird archiviert.
- Unterschriftenregelungen und Freigabestufen: Ab gewissen Bestellwerten muss die Geschäftsführung unterschreiben. Im besten Fall ein Tag, im schlechtesten eine Woche.
- Vier-Augen-Prinzip erfordert manuellen Workflow, der oft per E-Mail oder Zuruf funktioniert.
- Medienbrüche zwischen DMS, ERP und Zahlungssystem – Daten werden mehrfach eingegeben.
In unseren bisherigen Interviews spiegelt sich das gleiche Bild: Der Einkaufsprozess funktioniert – aber vieles läuft noch manuell. Dokumente werden per PDF ausgetauscht, manuell abgeglichen und es fehlt an durchgängiger Transparenz. Das muss nicht so bleiben.
Was wir bisher herausgefunden haben
Stammdaten sind das Fundament – und bei fast allen ein Problem.
Falsche Wiederbeschaffungszeiten, fehlende Lieferanten-Artikelnummern, veraltete Preise. Ohne saubere Stammdaten lässt sich weder automatisieren noch sinnvoll auswerten – und doch fehlt fast überall die Zeit für konsequente Pflege.
Preispflege frisst unverhältnismäßig viel Zeit.
Mehrere Unternehmen beschrieben, dass das Aktualisieren von Einkaufspreisen über Excel-S-Verweise, Copy-Paste und manuelle Vergleiche läuft. Schleichende Preiserhöhungen bleiben unentdeckt – bis am Jahresende die Kalkulation nicht mehr aufgeht.
Projektbasierte Unternehmen haben es besonders schwer.
Losgröße 1, keine Rahmenverträge möglich, jedes Projekt anders. Klassische Einkaufstools versagen, weil sie auf Serienfertigung ausgelegt sind. Und trotzdem muss auch hier jede AB geprüft, jede Rechnung abgeglichen und jeder Preis gepflegt werden.
ERP-Systeme sind da, aber oft veraltet oder unterdimensioniert.
Die Interviews zeigen eine extreme Vielfalt: SAP, ProAlpha, Sage X3, EasyWinArt, Navision, eigenprogrammierte Systeme und viele weitere. Viele sind 15 bis 20 Jahre alt. Ein Interviewpartner: „Unser SAP ist von 1998. Das macht mittlerweile mehr Schaden als Hilfe – aber wir müssen es trotzdem nutzen.“
Der Einkäufer will nicht ersetzt werden – er will entlastet werden.
Durchgängig sagten Interviewpartner, dass Vollautomatisierung nicht gewünscht ist. Sie wollen einen Assistenten, der die stupiden 80 Prozent erledigt, damit sie sich auf Verhandlung, Lieferantenbeziehung und strategische Entscheidungen konzentrieren können. Die letzte Entscheidung soll beim Menschen bleiben.
Lieferantenbeziehung schlägt Preis.
Fast jeder Interviewpartner betonte: Zuverlässigkeit, Liefertreue und ein persönlicher Ansprechpartner sind oft wichtiger als der niedrigste Preis. Wer seinen Lieferanten kennt und ein partnerschaftliches Verhältnis pflegt, bekommt im Ernstfall auch mal kurzfristig eine Sonderlösung – das kann kein Algorithmus ersetzen.
“Wenn einer immer gut geliefert hat und der Preis im normalen Rahmen liegt – dann bleiben wir bei dem. Partnerschaft, nicht nur Preisdruck.”
– Einkaufsleiter, Interviewpartner
Auf Basis dieser Erkenntnisse ist ein Forschungsprototyp entstanden.
ProcurementHub – entstanden aus der Forschung
Ein Werkzeug, das im Rahmen der Forschung entstanden ist
Basierend auf den Erkenntnissen aus unseren Interviews und der Analyse bestehender Prozesse haben wir ProcurementHub entwickelt. Es ist kein fertiges Produkt, sondern ein Forschungsprototyp, der zeigt, wie der erste Schritt der Digitalisierung im Einkauf aussehen kann – ohne den bestehenden Prozess umzuwerfen.
- Automatischer Positionsabgleich zwischen Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung
- Erkennung von Einheitenabweichungen und automatische Umrechnung
- Sichtbarmachen schleichender Preiserhöhungen über konfigurierbare Schwellenwerte
- Übersicht aller Bestellungen pro Lieferant mit Preisentwicklung über die Zeit
Demo-Video folgt in Kürze
“In zwei Wochen habt ihr das gebaut? Da sind manche Software-Anbieter, die das schon lange machen, noch nicht auf dem Stand.”
– Interviewpartner, März 2025
Im Rahmen eines Gesprächs zeigen wir Ihnen gerne den Prototyp. Kontakt aufnehmen
ProcurementHub ist ein Forschungsprototyp der WHU. Es ist keine fertige Softwarelösung, sondern ein Werkzeug, mit dem wir gemeinsam mit Praxispartnern validieren, wie der Einkauf im Mittelstand konkret digitalisiert werden kann.
Häufige Fragen aus der Praxis
Genau deshalb gibt es den Prototypen ProcurementHub. Er setzt nicht voraus, dass alles digitalisiert ist. Er funktioniert mit dem, was heute schon da ist: PDFs per E-Mail. Die meisten unserer Interviewpartner tauschen Bestellungen und ABs genau so aus – und genau dafür ist das Tool gebaut.
Ja. Unser Prototyp wurde genau für diese Situation entwickelt. Er braucht keine wiederkehrenden Bestellungen, sondern arbeitet mit jedem einzelnen Dokument. Ob Sie eine Bestellung im Jahr machen oder hundert – der Abgleich funktioniert gleich.
ProcurementHub ist ERP-unabhängig. Es arbeitet mit den Dokumenten, die Sie ohnehin austauschen – unabhängig davon, welches System im Hintergrund läuft. In unseren Interviews haben wir über ein Dutzend verschiedene ERP-Systeme kennengelernt. Das Tool muss mit allen funktionieren, nicht nur mit SAP.
Im Rahmen der Studie ist die Nutzung kostenfrei. Langfristig sind die Betriebskosten minimal – eine PDF auslesen kostet weniger als einen Cent.
Nein. ProcurementHub kann als leichtgewichtiges Tool neben Ihrem bestehenden System laufen. Kein IT-Projekt, keine monatelange Implementierung. Und wenn gewünscht, kann das Tool vollständig auf Ihren eigenen Servern betrieben werden – ohne dass Daten Ihr Haus verlassen.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Wir verstehen, dass Ihre Beschaffungsdaten nicht in fremde Hände gehören. Deshalb wurde ProcurementHub von Anfang an so konzipiert, dass es vollständig auf Ihren eigenen Servern laufen kann – ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Anbietern. Kein Dritter sieht Ihre Daten, kein Anbieter kann plötzlich die Konditionen ändern. Alternativ bieten wir eine DSGVO-konforme Cloud-Lösung auf deutscher Infrastruktur an, falls eine lokale Installation nicht gewünscht ist. In beiden Fällen gilt: Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert.
On-Premise
Modell auf Ihren Servern – keine Daten verlassen Ihr Haus
Deutsche Cloud
DSGVO-konform, falls gewünscht
Wer dahintersteht
Wir sind Johann Wallrabe und Till Wöst, Masterstudenten an der WHU – Otto Beisheim School of Management. Unsere Thesis am Lehrstuhl für Logistikmanagement (Prof. Dr. Stefan Spinler) verbindet akademische Forschung mit praktischer Produktentwicklung. Im Rahmen dieser Forschung haben wir ProcurementHub in wenigen Wochen selbst entwickelt – auf Basis von echtem Interview-Feedback aus über 40 Gesprächen mit Einkaufspraktikern. Wir glauben daran, dass der Mittelstand keine Mondlandung braucht, sondern pragmatische Werkzeuge, die im Alltag funktionieren.
Lassen Sie uns sprechen
Ob als Interviewpartner oder mit Interesse an unseren Ergebnissen – wir freuen uns auf den Austausch.
Wir kommen zu Ihnen
Ein halber Tag, keine Vorbereitung nötig – wir schauen uns gemeinsam an, wie es bei Ihnen läuft. Wir setzen uns daneben, stellen Fragen und verstehen Ihren Prozess aus erster Hand. Das ist für uns der wertvollste Austausch – und für Sie komplett unverbindlich.
Direkter Kontakt
Ein Gespräch dauert circa 15 bis 20 Minuten und kann telefonisch, per Video oder gerne auch persönlich bei Ihnen vor Ort stattfinden. Wir richten uns ganz nach Ihnen. Alle Teilnehmer erhalten nach Abschluss die vollständigen Studienergebnisse sowie einen persönlichen Zugang zum Prototyp.